Compliance trabalhista na contratação do trabalhador

O compliance trabalhista visa garantir que as empresas fiquem em conformidade sob a ótica das relações de trabalho.

Logo, todas as etapas desta relação devem ser cuidadosamente analisadas, começando pelo momento de contratação do trabalhador.

Portanto, se você se interessa por saber um pouco mais sobre o compliance trabalhista na contratação do trabalhador, continue a leitura!

O que é compliance trabalhista?

O conceito geral de compliance deriva do verbo inglês “to comply”, que significa “cumprir o que lhe foi imposto”. Ou seja, compliance é o dever estar em conformidade e fazer cumprir normas internas e externas impostas às atividades da empresa.

O Programa de compliance é multidisciplinar, logo, ele permite a aplicação em várias áreas do Direito, inclusive na esfera trabalhista.

O compliance trabalhista tem como ponto central as relações de trabalho. Ele envolve vários departamentos, como o jurídico, recursos humanos, direção e até o planejamento estratégico para que a empresa esteja sempre em conformidade com as leis trabalhistas.

Portanto, o compliance trabalhista protege a empresa dos riscos trabalhistas que ela possa vir a sofrer por práticas de condutas ilegais.

As vantagens do compliance trabalhista

Um programa de compliance trabalhista implantado com seriedade e efetividade traz inúmeros benefícios à sua empresa.

Permite o sentimento de segurança por parte dos empregados e, consequentemente, aumenta da produtividade na sua empresa.

Além disso, destacamos que o compliance diminui o número de ações trabalhistas, o que melhora a saúde financeira da sua empresa.

Afinal, todos sabem que um dos maiores desafios empresariais é o risco do passivo trabalhista.

Por fim, o programa de compliance também traz consequência na preservação da honra e da imagem da empesa, gerando a continuidade de suas operações por passar segurança, integridade e estabilidade ao mercado.

Portanto, se você, empresário, adotar o compliance como estrutura do seu negócio, você ficará seguro para admitir ou demitir seus empregados. Além disso, o compliance leva à uma visível melhora no relacionamento com os empregados, o que pode ser muito importante, pois são eles a base para o seu negócio.

Diante disto, é de suma importância adotar as regras do compliance trabalhista durante toda a relação de trabalho, desde a contratação do trabalhador.

Por que buscar pelo compliance trabalhista

A verdade é que a maioria das empresas não estão 100% em conformidade com a lei. Infelizmente, não é tão simples assim.

É comum que as empresas possuam passivos trabalhistas significativos devido a pequenos problemas diários, que muitas vezes são desconhecidos pelos empresários ou mesmo negligenciados por acreditarem que podem gerar pequenas economias.

Segundo o termômetro Covid-19 na Justiça do Trabalho, apenas no ano de 2020 tivemos 174.269 novas ações que somadas equivalem a R$ 11,40 bi.

Isso ocorre porque as leis trabalhistas são complexas e estão em constante movimento. Por isso, é preciso dedicar tempo e energia para o seu devido cumprimento.

Além da CLT, temos também leis especiais, normas regulamentadoras de saúde e medicina do trabalho, os Tratados Internacionais, as convenções coletivas e as políticas interna da empresa.

Portanto, quando a empresa enxergar esse desafio e buscar uma solução, o programa de compliance trabalhista passa ser um dos seus principais aliados.

A atuação de forma contínua e diária no cumprimento de normas, funciona como uma grande mão invisível, corrigindo problemas nas relações trabalhistas e evitando o passivo trabalhista.

Tudo isso como o objetivo de promover a regularidade da atividade empresarial e a segurança jurídica da empresa.

Compliance trabalhista na contratação do trabalhador

O compliance visa buscar proteger sua empresa dos riscos de um passivo trabalhista, e, um dos momentos mais delicados está na contratação de um trabalhador.

Sendo assim, vamos aos cuidados que você, empresário, tem que ter no momento de contratar um empregado a fim de evitar futuras ações trabalhistas:

Fase Pré-Contratual

Embora não possa parecer, muitas ações trabalhistas tem origem nesta fase. Importante destacar que mesmo na fase pré-contratual, deve-se respeitar o princípio da boa-fé objetiva. Isso significa que você deve agir com ética e lealdade na condução de todo o processo de contratação.

Entender qual tipo de relação de trabalho que você busca

Muitas pessoas não sabem, mas existem diversas formas de contratação de um trabalhador. A contratação celetista, aquela com carteira assinada, é a mais conhecida. Porém, existem outras como a contratação de trabalhador terceirizado ou de um autônomo, por exemplo. E mais, mesmo sendo o empregado celetista, ele pode ser contratado de forma parcial, por prazo determinado, em teletrabalho, de forma externa ou ainda como intermitente. Portanto, a primeira coisa que você deve pensar é qual a sua real demanda:

• quais atividades contemplam a sua necessidade?
• qual o horário e a frequência que você precisa do serviço?
• existe alguma particularidade para a prestação do trabalho?
• o trabalho tem que ser realizado dentro da sua empresa?
• ele poderá ser prestado por pessoas diferentes?

A partir daí, você define quem quer contratar e como você vai contratar.

Agora preste atenção: Se você precisa de um trabalhador de forma habitual, que deva ter subordinação aos comandos da empresa, que não pode se fazer substituir por outra pessoa e que receba salário como contraprestação, você DEVE REGISTRAR a carteira de trabalho dele! Isso porque grande parte das demandas trabalhistas no TST envolvem o reconhecimento de vínculo de relações de trabalho informal.

Porém, há também outras formas de contratação de mão de obra que pode ocorrer por contrato de aprendizagem, de estágio, de prestação de serviços como diarista, pejotização, terceirização dentre outros. Importante se atentar para as especificações de cada tipo!

Cuidados no processo seletivo de emprego

Um erro crucial no processo seletivo de contratação é exigir determinadas ações do candidato de forma a criar uma expectativa da contratação, mas depois você deixar de contratá-lo. Por exemplo, pedir ao empregado que abra conta em determinado banco antes de oficializar a contratação. Isso fere a boa-fé pré-contratual e leva ao dever de indenizar este trabalhador por danos morais. O TST e os Tribunais Regionais do Trabalho entendem que as partes se sujeitam aos princípios da lealdade e da boa-fé no caso de promessa de contratação.

Além disto, é proibido ter qualquer tipo de discriminação no momento da contratação. Por esse motivo, ao fazer uma oferta de emprego, você deve tomar todas as precauções necessárias para não cometer nenhum ato discriminatório capaz de ensejar o dever de indenizar.

Mas preste atenção: restringir a idade para a vaga em virtude de potencial perigo à saúde do trabalhador e exigir experiências prévias no mesmo tipo de atividade não são considerados atos discriminatórios! O que é rechaçado na Justiça do Trabalho é restringir a contratação do candidato em razão de determinado sexo, cor, raça, etnia, origem, nacionalidade, crença religiosa ou política.

Cuidados nos exames médicos

Você sempre deve realizar os exames médicos admissional, periódicos e demissional dos seus empregados. O objetivo desses é atestar se o trabalhador está apto para exercer a função em discussão ou ainda verificar a existência de doenças pré-existentes. A NR 7 do MTE prevê a obrigatoriedade de elaboração e implementação do Programa de Controle Médico de Saùde Ocupacional por parte de todos os empregadores.

O exame admissional deve ocorrer na última etapa do processo seletivo, mas mesmo assim com as devidas cautelas. Você não deve exigir testes de gravidez de suas empregadas durante os exames admissionais ou ao longo do contrato de trabalho, sob a pena de caracterizar discriminação. Já no exame demissional, a Justiça Trabalhista tem entendido que a empresa pode solicitar esse teste com o objetivo de evitar futuras ações judiciais. Isso porque a gestante tem estabilidade garantida desde a concepção até cinco meses após o nascimento de seu filho.

Outro ponto importante que destacamos é o exame toxicológico, que apenas pode ser exigido de categorias específicas, como os motoristas.

Por fim, é importante que você nunca deixe de realizar o exame médico admissional a fim de se verificar se o empregado possui condições físicas de exercer as funções para as quais está sendo contratado. Se o trabalhador possuir alguma limitação para o cargo ou se for submetido a funções que possam agravar sua condição, a sua empresa será duramente responsabilizada na Justiça do Trabalho.

Elaboração de um bom contrato de trabalho

Independente da forma de contratação do trabalho, você deve firmar um bom contrato. Nele, você poderá estipular as regras do jogo e se prevenir de alguns problemas. É fundamental que este documento seja individualizado e que trabalhe com a realidade da sua empresa e do serviço a ser realizado. Por exemplo, se for um trabalhador celetista externo, esta questão deve vir destacada no contrato assim como na anotação na Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS).

Além disto, no contrato você pode estabelecer os benefícios a serem oferecido e as punições por atos faltosos ou prejuízos que o trabalhador vier a causar na empresa. Outro ponto importante a ser trabalhado são as questões sobre a proteção de dados trazidos pela recente Lei Geral de Proteção de Dados, a famosa LGPD.

Mas não apenas para a relação de emprego que um bom contrato vai te ajudar a blindar, mas também na relação de trabalho com empregados terceirizados e autônomos, estabelecendo as regras que devem reger as relações. Portanto, um bom contrato de trabalho pode proteger sua empresa de muitos problemas no futuro.

Cuidados no registro do empregado e anotação na CTPS

Todo empregador deve registrar o empregado celetista no seu livro de registro e fazer a anotação da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) dentro do prazo legal. Com as alterações trazidas pela Lei 13.874/19, esse prazo é de até 5 dias úteis, sob pena de sofrer penalidades.

Atenção às regras do contrato de experiência! 

No caso dos contrato celetista (regidos pela CLT), o contrato de experiência serve para saber qual a aderência do empregado às funções.
Mas atenção às regras! Ele tem o prazo máximo de 90 dias, sendo que você não pode dividir o contrato em mais de uma prorrogação. Outro ponto importante de se destacar é que a verificação de treinamentos devem ocorrer durante o contrato de experiência.

Ter conhecimento sobre o Sindicato de sua Categoria

Esse ponto é crucial para que você evite o passivo trabalhista dos empregados celetistas. Isso porque é obrigação de toda empresa acompanhar as convenções coletivas em todas as suas diretrizes. Se isso não ocorrer, além do empregado buscar na Justiça do Trabalho todos os benefícios de forma retroativa e atualizada, ele ainda pode exigir multas convencionais.

Fique esperto, pois isso pode afetar drasticamente a saúde financeira da sua empresa!

Conclusão

Bom, esses são alguns cuidados básicos que você pode adotar no início da relação de trabalho e que podem evitar grandes prejuízos.

Lembre-se: os cuidados devem permanecer durante a duração de todo o contrato de trabalho e até mesmo após a sua rescisão. Falamos especificamente sobre cada etapa em nosso blog.

Se você preza por uma boa organização na sua empresa, o compliance te ajuda a construir um ambiente de credibilidade e transparência. O seu agir em conformidade evita litígios, formação de passivo e preserva a imagem e função social da empresa, o que reflete também na melhor produtividade de seus funcionários.

Logo, se você adotar os cuidados do compliance trabalhista você terá redução no risco do passivo trabalhista em sua empresa.

Pensa comigo: é muito melhor prevenir futuras ações do que brigar em juízo!

Portanto, no atual cenário, implantar o compliance dentro da sua empresa é uma medida necessária e urgente a fim de reduzir o passivo trabalhista, as fiscalizações e multas por parte do antigo Ministério do Trabalho e Emprego e Sindicatos.

Ainda está com dúvida, entre em contato conosco.